Gestão Baseada em Dados, Engenharia Acústica e o Fim do Gargalo Operacional com Victor Neto e Rafael Schmidt | Além do CNPJ (EP #103)

Tem muita gente que quer ver lá o curso: “Pô, tem que fazer isso, um guardião, tem que ter não sei o quê…”. É ótimo, mas faz o básico, começa pelo básico. Até porque grande parte dos problemas de processos na empresa, sabe quem é o gargalo? O dono. O cara que não deixa ninguém fazer nada: “Fale comigo”, acha que só ele sabe. O grande gargalo na maioria dos pequenos negócios é o próprio dono, é o reflexo, com certeza.

Buenas, buenas, buenas! Seja bem-vindo a mais um episódio do podcast do Além do CNPJ. Primeiro de tudo, muito obrigado por estar aqui para trocar essa ideia de empreendedorismo vida real com a gente. Aqui na minha frente, eu tô com dois caras que primeiro admiro muito como gestores, como profissionais no ramo em que atuam. Inclusive são profissionais que agregam ao serviço que a gente executa lá na empresa de construção civil. A gente troca muita figurinha. Hoje mesmo eles estavam num evento para construtoras na parte da manhã e aproveitamos a estadia deles em São Paulo para trocar ideia de empreendedorismo. É uma galera que o Além do CNPJ me presenteou com uma amizade superlegal. Os caras são muito agradáveis e sempre agregaram na trajetória, participando inclusive dos cursos do Além do CNPJ, sempre contribuindo. É muito legal a gente ver que pessoas que vieram através do Além do CNPJ, às vezes como seguidores e alunos, hoje são parceiros de negócio, amigos de mercado, e estamos fazendo muitas coisas juntos. Quero apresentar para vocês Neto e Rafael. Meus brothers, muito obrigado pela presença, tô muito feliz que vocês estão aqui. Muito obrigado por terem vindo trocar essa ideia hoje.

Tamo junto, obrigado!

Começando com o Rafa: conta um pouco da tua trajetória antes de chegar nos dias de hoje. De onde você veio, qual tua referência, se nasceu de fato no Sul e como foi essa caminhada até se tornar adulto e começar a carreira profissional. Dá um panorama para a gente.

Primeiramente, Felipe, a gente agradece a oportunidade de estar aqui. Nos sentimos lisonjeados, acompanhamos o projeto há muitos anos. Meu nome é Rafael Schmidt, sou lá do Sul, da cidade de Blumenau, Santa Catarina, muito conhecida como a cidade da Oktoberfest. Eu nasci lá e vivi praticamente a vida inteira por lá. Teve uma época da minha vida, de 2005 a 2008, em que fui trabalhar em Florianópolis numa empresa chamada Brasil Telecom. Dos meus 18 até os meus vinte e poucos anos, trabalhei só com telecomunicações. Lá em Florianópolis, em 2008, descobri um câncer maligno no sistema linfático e decidi voltar para Blumenau, próximo da minha família. Sou casado há dez anos com a Paula, que também é empresária e tem um estúdio de beleza. Minhas referências de família sempre tiveram uma veia empreendedora: meu pai teve oficina de moto por muitos anos, minha mãe sempre teve confecção, e na família dos meus tios também tenho tios bem-sucedidos. Eu sempre tive essa referência, mas até os meus 30 anos trabalhei como CLT. Depois fiz essa virada de chave através do Victor, que a gente vai contar mais adiante.

Que massa, cara! Não sabia que você tinha começado a empreender aos 30 anos.

Comecei a empreender aos 30 anos, hoje estou com 43. São 13 anos empreendendo.

E você, Neto, como foi sua trajetória?

Também quero agradecer a oportunidade. Eu também sou de Blumenau, nascido e criado lá. A minha história é um pouquinho diferente: eu jogava futebol, fui jogador profissional. Me profissionalizei com 16 para 17 anos, fui morar em Jaraguá, joguei no Juventus de Jaraguá e depois acabei indo para Portugal. Fiquei um ano em Portugal, parei com o futebol e decidi voltar a estudar e trabalhar. Meu pai tinha uma empresa chamada Cital, que vai fazer 45 anos de CNPJ. O pai fez mestrado no Instituto Tecnológico de Aeronáutica, sempre lecionou na área de propagação de ondas, térmica e acústica. Já venho dessa veia técnica familiar. Em 2006, acabei assumindo a empresa com ele ainda na gestão. Dali em diante, fizemos uma transição em que ele se aposentou e eu assumi a empresa de vez. Por volta de 2008, o Rafael estava tratando o câncer. Eu já o conhecia desde pequeno porque somos cristãos e nossos pais se conheciam da igreja. Quando ele terminou o tratamento, eu estava precisando de alguém para desenvolver produtos. Conhecia o Rafa, sabia que ele era muito técnico e diligente, e convidei: “Não quer aproveitar que já está em Blumenau e me ajudar a desenvolver materiais nessa parte de acústica?”. Ele topou e começamos.

Uns cinco anos antes da minha entrada na Cital, o Victor e o pai dele tinham ido a uma feira na Itália, em Bolonha, e se inspiraram em materiais de isolamento sonoro para pisos em edificações, que lá fora eram muito avançados. Eles trouxeram essa inspiração e, junto comigo, ajudamos a materializar e desenvolver essas mantas acústicas, que inclusive hoje representam um volume significativo de vendas na Cital. Era um mercado que até então não existia no Brasil e havia uma norma de desempenho sendo elaborada. Nós nos adiantamos à norma pesquisando e adaptando materiais no mercado nacional.

E como foi o processo do Rafael se tornar sócio em outra empresa?

A Cital já tinha mais de 30 anos na época e um corpo estruturado. Em determinado momento, observamos que a parte de projetos não era bem aproveitada dentro da Cital, porque como a empresa vendia o material e a instalação, quando oferecia o projeto junto, o cliente achava que havia conflito de interesse. Achava que estávamos fazendo o projeto apenas para empurrar o nosso próprio produto. Decidi chamar o Rafael e propus: “Vamos separar e abrir uma empresa focada exclusivamente em projetos, porque aí podemos nos especializar e cobrar pelo estudo”. Antes disso, os projetos eram orçamentos preliminares gratuitos feitos pela Cital, e de 100 orçamentos emitidos, fechávamos menos de 5%. Tínhamos uma máquina de fazer orçamentos preliminares complexos de graça. Para orçar acústica, é preciso dimensionar a solução previamente; se você não faz esse pré-projeto, orça no escuro e corre o risco de tomar prejuízos graves na obra. Abrir a Escala nos permitiu aprofundar nos projetos com responsabilidade técnica e cobrar por esse trabalho de engenharia.

Hoje, como a Cital e a Escala gerenciam essa relação?

Quando surge algo complexo que demanda dimensionamento acústico aprofundado, direcionamos para a Escala. Quando é algo simples, como um cálculo básico de absorção de ruído, uma porta acústica ou cálculo de coxins para vibração de máquinas com produtos de catálogo próprio, a própria Cital dimensiona e orça. Mas as duas empresas são completamente independentes. Na Escala, fazemos projetos para edifícios residenciais onde especificamos esquadrias, alvenarias e sistemas de piso. O Rafael tem total liberdade técnica para especificar três marcas diferentes de mercado em cada item. Se um desses materiais for da Cital, o cliente é livre para cotar com os fabricantes A, B e C. Essa separação garante ética profissional, emite ART e assegura que a Escala seja remunerada pela inteligência do projeto, sem desconfiança de direcionamento comercial.

Rafa, como foi o impacto pessoal de enfrentar um câncer aos 27 anos e fazer a transição profissional logo em seguida?

Quando recebi o diagnóstico, eu tinha 27 anos e trabalhava na Brasil Telecom em Florianópolis. Eu era viciado em trabalho: coordenava equipes terceirizadas com mais de cem técnicos, atendia chamados críticos de rompimento de fibra óptica e lidava com prazos rígidos de duas horas exigidos pela Anatel. Não tinha horário para dormir, andava com dois celulares de plantão e chegava a trabalhar 72 horas quase sem descanso. Passei cerca de seis meses tossindo e perdendo peso. Três médicos em Florianópolis erraram o diagnóstico, dizendo que era refluxo ou virose simples. No final de dezembro, fui passar férias com meus pais no sítio em Blumenau e minha mãe insistiu para irmos ao Hospital do Pulmão. Com um simples raio X de tórax, o médico identificou um alargamento no mediastino. Fiz uma tomografia de urgência e na noite de 23 de dezembro recebi o diagnóstico de linfoma. Iniciei as sessões de quimioterapia logo em janeiro, totalizando 16 aplicações a cada 15 dias. Foi um período duro, mas a fé em Deus e o apoio da família foram decisivos. Ao final do tratamento de quase um ano, os médicos foram enfáticos: se eu continuasse naquele ritmo alucinado de trabalho, a chance de recidiva seria alta. Decidi pedir demissão da empresa de telecomunicações, voltei a morar em Blumenau e, enquanto me recuperava, o Neto me convidou para pesquisar as mantas acústicas. Aquela parada forçada me mostrou que o trabalho desenfreado não vale a perda da saúde e da vida. Mudei radicalmente minhas prioridades.

Neto, e na Cital, como funcionou a sucessão familiar com seu pai?

A Cital sempre teve a presença dos filhos. Desde os 12 anos meu pai colocava a gente para trabalhar: passei por produção, orçamentos e obras. Mas chegou um momento em que comecei a discordar dos rumos operacionais. Pedi demissão e fui trabalhar fora durante um ano implantando sistemas de tecnologia para empresas de fomento mercantil. Nesse período em que fiquei fora, meu irmão mais velho se desvinculou da Cital para tocar uma empresa própria de instalação e meu pai se viu sozinho na gestão com minha irmã arquiteta. A empresa vinha enfrentando anos consecutivos de prejuízo e corria sério risco de inviabilidade se não houvesse uma intervenção profunda. Minha irmã me procurou pedindo para eu voltar e apoiar nosso pai. Procurei um consultor sênior da época e perguntei se meu pai aceitaria dar autonomia real. Sentei com a família e estabeleci uma condição: eu só voltaria se tivesse carta-branca para reestruturar todos os processos, custos e departamentos. Meu pai, com muita sabedoria, concordou e disse: “Faça o que precisa ser feito”.

A primeira medida foi cortar retiradas aleatórias e fixar pró-labore rígido para o meu pai, separando totalmente as finanças da pessoa física das contas da pessoa jurídica. Como eu morava com eles e cursava faculdade, me propus a trabalhar durante um bom tempo sem receber salário para dar o exemplo no plano de redução de despesas. Tive que assumir o papel duro de demitir colaboradores caros que produziam pouco, enxugando o quadro e mantendo apenas as lideranças que realmente entregavam resultado. Foram necessários quase três anos de disciplina financeira rigorosa para tirar a Cital do prejuízo, estabilizar o caixa no zero a zero e voltar a gerar lucro sustentável. Meu pai migrou gradativamente para a área onde ele sempre foi genial: inovação técnica, desenvolvimento de protótipos e consultoria em patologias complexas, deixando a gestão e as finanças comigo.

E como vocês alinharam as responsabilidades na sociedade da Escala?

Desde o início de 2012, nós definimos claramente os papéis. Como o Neto precisava administrar a Cital, ele assumiu a retaguarda de gestão, finanças e governança da Escala. Eu assumi a diretoria técnica e operacional. Nós nunca misturamos as coisas nem tivemos disputas de ego: o Neto não interfere nas decisões de engenharia e materiais que eu especifico, e eu tenho total confiança na condução financeira e estratégica que ele executa. Quando precisamos avaliar descontos comerciais e custos operacionais, o Neto conduz; quando o cliente demanda reuniões técnicas decisivas de fechamento, eu assumo o alinhamento como especialista. Esse equilíbrio evitou qualquer atrito societário ao longo de 13 anos.

Quais eram os gargalos da Escala antes da mentoria e como vocês mudaram os resultados da empresa?

Nós éramos uma empresa muito organizada tecnicamente, mas não tínhamos processos comerciais formais. Fazíamos tudo de forma empírica. Em 2020 implementamos metodologia BIM e passamos a usar o ClickUp para controlar os projetos, e o laboratório já seguia a ISO 17025 do Inmetro, mas as vendas ficavam soltas. O faturamento era estável, porém a última linha do DRE não enchia os olhos: tínhamos uma margem de EBITDA de apenas 13% a 16%, o que é baixo para o setor de serviços e projetos de engenharia. Na mentoria do Além do CNPJ em 2022, apresentamos nosso planejamento estratégico, recebemos diagnósticos francos e percebemos que faltava uma estrutura comercial ativa para tracionar o negócio.

Contratamos uma consultoria de processos comerciais com o apoio de um profissional experiente do nosso ecossistema e estruturamos o setor comercial. Saímos do ClickUp para a gestão de leads e implementamos o Pipedrive como CRM definitivo. Estruturamos rotinas com pré-vendedores e executivos de contas, cadência de reuniões com clientes e a metodologia de metas fracionadas, dividindo o objetivo mensal em metas e supermetas. O resultado foi impressionante: o nosso crescimento, que girava em 40% ao ano sustentado pela recompra de clientes antigos, saltou para mais de 80% nos últimos meses. Nós praticamente dobramos o faturamento e a nossa margem de EBITDA subiu de 13% para mais de 30%. O segredo foi colocar processos comerciais onde antes só existia excelência técnica.

Como funciona a gestão por dados e o controle de produtividade que vocês utilizam hoje?

Hoje temos uma integração completa: o Power BI extrai dados em tempo real do Pipedrive, do sistema financeiro e do ClickUp, consolidando tudo em painéis operacionais. Cada colaborador registra no ClickUp o tempo gasto em cada uma das subetapas dos projetos de engenharia e ensaios de campo. Com isso, sabemos com exatidão o custo por hora de cada estagiário, técnico ou engenheiro sênior em cada contrato. Conseguimos verificar se a equipe concluiu a entrega dentro do número de horas que havíamos precificado no orçamento inicial. Se identificamos que um projeto consumiu menos horas por pura agilidade técnica, a eficiência gera bonificação para a equipe; se consumiu mais horas por falha interna de produtividade, a liderança atua imediatamente no treinamento do profissional. Se após três meses o colaborador não atinge o índice médio de produtividade técnica da equipe, tomamos a decisão de desligamento sem hesitar. Os dados tiraram as decisões do achismo. Monitoramos inclusive as horas não produtivas gastas em reuniões internas para evitar que a empresa perca foco e margem com alinhamentos excessivos.

Quais são os principais conselhos que vocês deixam para os empreendedores que buscam estruturar suas empresas?

O primeiro ponto é construir uma cultura forte. Uma empresa com cultura clara atrai pessoas certas e expurga colaboradores desalinhados naturalmente. O segundo é olhar para o financeiro: acompanhar o DRE mensalmente e manter um fluxo de caixa rigoroso, sem misturar os gastos dos donos com o caixa da empresa. Se a empresa passar por momentos difíceis, os sócios devem segurar suas retiradas e preservar o capital de giro. O terceiro ponto é descomplicar os processos: fazer o básico bem-feito antes de tentar implementar estruturas burocráticas complexas. Em muitas empresas, o verdadeiro gargalo operacional é o próprio dono, que centraliza todas as decisões porque acredita que só ele sabe fazer. É fundamental descentralizar, estabelecer rituais estruturados de feedback periódico e criar planos transparentes de cargos e salários para que os colaboradores saibam exatamente o que precisam entregar para crescer na carreira.

Neto e Rafael, se este fosse o último dia de vida de vocês e pudessem deixar apenas uma mensagem para o mundo, qual seria?

Eu diria para fazer sempre a coisa certa. Trabalhe com honestidade, siga as regras e construa negócios sólidos e perenes. Não busque atalhos duvidosos; no início eles podem parecer vantajosos, mas lá na frente cobram um preço alto e colocam tudo a perder. Faça o que é correto para deixar um legado que continue funcionando mesmo na sua ausência.

O meu recado é buscar o equilíbrio constante. O trabalho no empreendedorismo nunca acaba, sempre haverá demandas pendentes. É essencial equilibrar a dedicação profissional com a atenção à família, aos filhos e aos cuidados com a saúde física e mental. Enfrentar uma doença grave me ensinou que não adianta se matar pelo trabalho se você não tiver saúde para desfrutar a vida ao lado de quem ama. Mantenha os princípios éticos inegociáveis, cuide das pessoas ao seu redor e viva com equilíbrio.

Sensacional, meus amigos! Muito obrigado pela presença e por compartilharem tanta experiência prática e real.